#OUTIL: Le Livret d’Accueil Airbnb en Location Courte Durée: Pourquoi? Comment? Pour Qui?

Vous êtes une conciergerie Airbnb ou un propriétaire en location courte durée? Oiqia vous explique comment rédiger un livret d'accueil efficace pour votre logement en location courte durée

Un livret d’accueil en location courte durée Airbnb, c’est en substance le petit mot d’accueil du propriétaire, accompagné d’un mode d’emploi du logement loué. Est-il indispensable? La réponse est: Oui! Si le propriétaire ou le concierge Airbnb connaît bien le logement, ce n’est pas le cas du voyageur qui se retrouve en terrain inconnu. Il a besoin d’être rassuré, guidé, renseigné. Et c’est cette mission que le livret d’accueil va accomplir. 

Vous l’avez compris, le livret d’accueil est aussi un outil de communication. Il ne faut pas l’oublier. La qualité de la rédaction, de la mise en page, l’exhaustivité de l’information sont autant de messages envoyés au voyageur sur l’importance que vous lui accordez. In fine, votre livret d’accueil est là pour mettre en avant votre bien et rassurer le voyageur pour une bonne prise en main du logement. Avant de se lancer dans sa rédaction, quelques questions doivent tout de même être posées: Pourquoi? Comment? Pour qui?

La mise en location courte durée d’un logement reste un service, avec tout ce que cela implique chez son utilisateur, en terme d’attentes et de besoins. Ne pas l’oublier!

Le Service Oiqia à Votre Disposition Pour Tout Conseil

Si vous souhaitez en savoir plus sur les services proposés par la conciergerie digitale Oiqia, n’hésitez pas à nous contacter et/ou à télécharger notre documentation. Je télécharge la documentation. Et bien entendu, si vous souhaitez poser des questions plus précises sur le livret d’accueil en location courte durée, il suffit de cliquer ici: Je contacte Oiqia 

Le Livret d’Accueil Airbnb en Location Courte Durée : Pourquoi?

Un voyageur qui prend possession de son logement loué en courte durée n’est pas toujours disposé ou capable d’absorber toutes les informations qui se présentent à lui. Il a besoin de temps pour les assimiler, prendre ses repères. Il est donc important de se mettre à sa place. Le livret d’accueil est en quelque sorte le mode d’emploi du logement, qui lui servira de référence durant tout son séjour. Etre en terrain inconnu est une source de stress et avoir un livret d’accueil qui résume l’ensemble des réponses aux questions qu’il peut se poser à tout moment est rassurant. Et cela permet aussi d’éviter de déranger l’hôte ou le concierge à des heures impromptues pour des questions non urgentes. 

Le livret d’accueil: un outil dynamique qui doit évoluer

Ainsi, le livret d’accueil est un condensé d’informations que l’hôte ou le concierge souhaite partager avec le voyageur. Il a vocation à évoluer avec le temps (attention de ne pas recommander un restaurant fermé etc.) De fait, privilégier un format pratique ou dynamique est toujours recommandé. Une version papier (plastifiée pour une meilleure durabilité) ne fournira pas cette adaptabilité, au vu du coût. De même, en ces temps de pandémie Covid-19, est-ce bien raisonnable de mettre à disposition un objet qui ne peut être désinfecté et qui va passer de main en main? 

Le livret d’accueil d’Oiqia: le choix du digital

Pour les raisons évoquées ci-dessus, et dans l’axe de la responsabilité sociale et environnementale (RSE) importante pour Oiqia, une version digitalisée a été d’office privilégiée. Etre dynamique dans son approche, faire évoluer l’outil en fonction des retours des voyageurs: c’est dans l’ADN d’Oiqia. Notre livret d’accueil Airbnb est disponible via l’application voyageur et consultable avant l’arrivée dans le logement. 

Rappelons-le, le voyageur rentre en terrain inconnu et c’est source de stress pour lui. Quelle est la machine à café à disposition ? Y a-t-il une chaise haute pour bébé? Le parking, il est loin de l’appartement? Il veut une réponse à ces questions avant son arrivée et non après. Seule une version digitalisée le permet. Or tout hôte ou concierge le sait: les questions fusent avant l’arrivée. 

Autre format digital possible: le QR code à télécharger. Cela nécessite de télécharger l’application ou l’extension QR code et vous digitalisez votre document. Ainsi, vous rédigez sous le format choisi (Powerpoint, Word etc…) votre livret d’accueil, l’enregistrez, puis vous lui attribuez un QR code qu’il vous suffira de partager avec votre voyageur: simple, rapide et surtout … évolutif!

Le livret d’accueil en location courte durée Airbnb: un outil de communication

Le livret d’accueil est un outil de communication important. Ainsi, il permet également de communiquer avec le voyageur et lui rappeler des points importants, notamment le retour d’expérience sur la plateforme de location. Lui proposer de noter son séjour sur celle-ci et de revenir vers vous directement en cas de problème particulier. Ne pas hésiter à lui rappeler le plaisir que vous avez eu à le recevoir dans votre logement et que vous serez ravi de l’accueillir à nouveau.

Le Livret d’Accueil Airbnb en Location Courte Durée : Comment le Rédiger?  

Le choix du support

Vous l’avez compris, difficile de faire l’impasse sur cet outil fort de communication. Avant de vous lancer dans sa rédaction, une des premières questions à se poser, est le support sur lequel vous allez le rédiger. Il est indispensable que vous soyez à l’aise ou rapidement à l’aise dessus, afin de ne pas y passer trop de temps: le temps est précieux! Que ce soit sur PowerPoint ou Word, il vous faudra l’enregistrer dans un endroit sûr afin de le retrouver rapidement. Car c’est un document évolutif! 

Oiqia vous recommande l’outil gratuit Canva. Il permet d’intégrer un design appétent et d’enregistrer le document sous pdf. Le rendu sera agréable et professionnel. Un autre outil gratuit StyQR vous propose un accompagnement pour rédiger un livret d’accueil Airbnb. Plus directif que Canva où vous devrez laisser libre cours à votre créativité, StyQR vous guide pas à pas. Par contre, un des inconvénients est la version payante si vous souhaitez le proposer en langue étrangère. Et c’est un inconvénient de taille si vous accueillez des voyageurs étrangers.

De même, Oiqia vous propose son livret d’accueil en format digital: je télécharge le livret d’accueil Oiqia.

Dresser une liste des informations essentielles

Avant de se lancer, il est recommandé de dresser une liste des informations que vous souhaitez y inclure:

  • Une page d’accueil: incluant les coordonnées des personnes à rejoindre en cas de problème. Cela rassure le voyageur. Ne pas hésiter à inclure des plages horaires de disponibilités afin de cadrer les choses et éviter des réveils nocturnes inutiles. Un mot de bienvenue est très apprécié: simple, sincère et bref.

  • L’accès au logement: il s’agit ici des différents moyens d’accès au logement (via la route, le bus, le train, le métro, etc.) L’insertion du lien vers les horaires téléchargeables est aussi grandement apprécié. Le conducteur, lui, appréciera de connaître les conditions d’accès au parking. Bien expliquer les codes d’ouvertures si besoin. Le secret? Se mettre à la place du voyageur et tout expliquer de A à Z. L’intérêt du livret d’accueil digital? La communication de ces informations avant l’arrivée au logement. Si le voyageur vous pose des questions, cela signifie certainement que vos explications ne sont pas suffisamment claires. Prenez le comme un test et améliorez le régulièrement.

  • Le rappel des horaires de départ (et d’arrivée lorsque le livret est digitalisé): Il est utile de les répéter afin de s’assurer que le voyageur les a bien assimilés. Cela évitera le jour du départ des problèmes d’organisation. 

  • La description détaillée du logement: les équipements, le code wifi… Oiqia vous recommande plutôt de les communiquer dans le livret des règles de la maison si vous en rédigez un afin de pousser le voyageur à les lire.

  • Les services additionnels: en d’autres mots, que faire dans les environs? vos recommandations locales en matière de restaurants, de station essence, etc. Cette petite touche personnelle est toujours très appréciée. Et si la plume vous emporte: rajoutez une anecdote personnelle (de bon ton, il va de soi)

En conclusion, l’essentiel est de bien établir la liste de ce que vous voulez y inclure et de bien structurer les informations par thème afin de faciliter la lecture pour le voyageur. Enfin, Oiqia vous recommande de rédiger les règles de la maison à part afin d’en souligner toute l’importance. Dernière petite note: soignez l’orthographe et le vocabulaire. Cela fait partie du soin apporté aux détails. Et le diable se cache dans les détails. Que l’on soit hôte ou concierge, le visuel est important (photos, couleurs…): faîtes le relire à vos proches afin de recueillir leurs avis. Et modifiez en conséquence.

 

Le Livret d’Accueil Airbnb: Pour Qui?

Vous avez choisi le support de votre document, dressé la liste des informations essentielles. Il ne reste plus qu’à se poser la question de la cible. A qui ce livret va-t-il s’adresser? Bien sûr, un voyageur. Mais ce voyageur a des caractéristiques qui le classent dans un segment. Est-il un professionnel? Une famille? Un étranger? Cette question a déjà été répondue lorsque l’annonce a été publiée (Pour rappel, je lis comment rédiger une annonce Airbnb percutante et adaptée)

En d’autres mots, si votre voyageur cible est un voyageur professionnel les informations qu’il voudra obtenir rapidement concerneront certainement le wifi, l’accessibilité. S’il s’agit d’une famille, les équipements seront un centre d’intérêt certain (nombre de couchages, répartition etc.). Elle cherchera bien certainement des loisirs pour occuper tout ce petit monde. Enfin, un voyageur étranger aura besoin d’un livret d’accueil traduit a minima en anglais. En cas de difficulté avec la langue de Shakespeare, Google traduction est une aide précieuse. Imparfaite mais correcte. Vous pourrez la parfaire au gré du temps et des retours.

Enfin, si votre cible inclut surtout des seniors, attention à la police d’écriture. Evitez les polices complexes ou trop petites. Pensez à rendre la lecture aisée. 

En Conclusion

Enfin, le livret d’accueil est un outil de communication à part entière et fait partie intégrante de la qualité de service. La version papier est aujourd’hui peu adaptée du fait du contexte sanitaire, il est donc recommandé de le digitaliser. Cela permet également de protéger l’environnement et de le modifier au gré des envies. En dernier lieu, et non des moindres, le digitaliser permet de le communiquer en avance au voyageur. 

Ne manquez pas le prochain post sur les règles de la maison: autre outil indispensable pour bien cadrer le séjour de vos futurs voyageurs. 

Si vous avez des questions et souhaitez vous entretenir avec l’équipe Oiqia, n’hésitez pas à nous contacter (Je contacte Oiqia). 

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Pour de plus amples renseignements, une seule adresse: hello@oiqia.com 

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